Otimização de Processos - Minimal.pt Software de Gestão


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Não nos limitamos aos Módulos de Software de Gestão.

Podemos ajudar a melhorar os Processos das Organizações.

... por exemplo, temos know-how e ferramentas para tornar os Processos mais eficientes,
apoiados numa boa Gestão Documental,
Business Intelligence / KPI e E-learning.

Temos Consultores com muita experiência em vários setores e países, para o ajudar.

 


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Otimização de Processos - Serviços e Ferramentas

 propostos pela Minimal

 

 

Serviços e Ferramentas para além dos Módulos de Gestão tradicionais

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BPM & Workflows  /  Gestão Documental  /  Business Intelligence  /  E-learning  /  Áreas Específicas

 

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BPM / WORKFLOWS - OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS

 

O nosso Software de Gestão, as dezenas de Módulos que disponibilizamos, contribuem para otimizar os Processos das Organizações, o seu funcionamento. Mas aqui estamos a focar-nos nos processos em si, na sua definição, execução, controlo e revisão.

 

Temos o know-how, os serviços e as ferramentas necessárias para otimizarmos os seus Processos em termos de:

 

Definição dos seus Modelos e Workflows

Execução das tarefas do processos seguindo os Workflows definidos

Controlo do estado das tarefas dos processos e do desempenho das mesmas

Revisão e Melhoria contínua dos Processos

Apoio dos Processos numa boa Gestão Documental

Apoio da Gestão dos Processos em Modelos e Ferramentas de Business Intelligence

Apoio aos Intervenientes nos Processos com conteúdos e facilidades de E-learning

 

Processos e Workflows

 

Sem entrar em discussões teóricas, para o que nos interessa em termos de implementação de soluções rápidas, económicas e eficazes, deve ser tido em conta que na nossa metodologia um Processo compreende Workflows e que Worflows têm a ver com Tarefas afins em termos de obter determinados fins.

Os Processos e Workflows são muitas vezes transversais à organização envolvendo múltiplos tipos de intervenientes com papéis diferenciados em diferentes departamentos. Já as Tarefas são em geral executadas por um determinado tipo de intervenientes em determinado departamento.

 

Com base neste enquadramento, podemos intervir numa Organização para a ajudar a implementar um ou mais Workflows sem ter de definir os Processos em toda a sua extensão. Como atrás referido os workflows resumem-se a encadear tarefas para atingir um certo Fim. Estando o Fim bem claro e definido é possível definir o Workflow necessário e implementá-lo de forma rápida e económica, acrescentando desde logo valor à organização sem necessidade de aprofundar os Processos em todas as suas vertentes e interligações.

 

Lembramos que os Workflows contribuem de várias formas para melhorar o funcionamento das Organizações. Logo na sua definição a metodologia usada obriga a repensar as Tarefas que o compõem e o seu encadeamento, quem intervem e o que faz, etc.

 

Após implementados são esquemas simples e fáceis de entender para todos os que têm atividades relacionadas com os workflows - podem substituir com vantagem documentação de ajuda tradicional ao desempenho de Tarefas.

 

No dia a dia passam a dar suporte à execução das Tarefas neles incluídas, permitindo registar os dados do que é feito, quem o fez, quando, etc.

 

Finalmente permitem monitorar o que está a acontecer num determinado momento em todos os workflows, as tarefas que estão em curso, o que foi feito e está por fazer, tempos e outras informações. Assim a Gestão pode intervir para acorrer a qualquer falha e colher informação essencial à melhoria contínua dos Workflows e dos Processos.

 

Em muitos casos as nossas Intervenções não precisam ir mais além da implementação de workflows críticos. Isso permite, em particular em áreas específicas onde temos muita prática, desenhar e implementar workflows, seguindo as melhores práticas mas em poucas horas e disponibilizar a execução, no dia a dia, desses workflkows pelos intervenientes a um muito baixo custo e na Nuvem, ou seja sem terem de instalar nada!

 

Note-se que os workflows suportam quer atividades banais transversais a todas as organizações quer atividades mais específicas.

 

Exemplos de Workflows

 

Por exemplo, no que respeita a atividades transversais, fazer uma encomenda, uma proposta, admitir um empregado, tratar uma fatura de um fornecedor, de uma compra de um bem, de um pedido de reparação, de uma viagem, dos compromissos fiscais do ano. Em geral coisas que têm de ser iniciadas por alguém, autorizadas por outrem, executadas por mais alguém e revistas por algum tipo de controlo de qualidade mais tarde, respeitando formalidades e prazos.

 

No que respeita a atividades mais específicas depende de cada negócio. Por exemplo, produzir eventos de diversos tipos, licenciar obras, fazer uma auditoria, uma campanha de publicidade, editar um livro, produzir algo à medida de um Cliente, até preparar reuniões de algum porte e formalidade.  A ideia é que seguindo os Workflows nada falhe!

 

Mas por vezes é preciso mesmo definir os processos de forma aprofundada tendo em vista inclusive a documentação de Sistemas de Gestão da Qualidade. A nossa Consultoria e as nossas ferramentas podem também ajudar nestes casos. Usamos ferramentas compatíveis com o standard do mercado, a notação BPMN, pelo que os Processos definidos nas nossas ferramentas podem ser facilmente implementados em outras que também respeitem este standard.

 

Fale connosco sobre o seu caso!

 

Não será que tem tarefas que podem ser encadeadas de uma forma otimizada e executadas e controladas no dia a dia sempre usando o caminho, os procedimentos e prazos certos? E isso não traria ganhos para a sua Organização e satisfação para todos?

 

Contate-nos!

 

     

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GESTÃO DOCUMENTAL 

 

 

A Gestão Documental pode ter um âmbito muito vasto. A sua implementação pode começar apenas pelas tradicionais Entradas e Saídas dos Documentos nas Organizações, com alguma digitalização de documentos que sejam em papel, e rapidamente se pode estender aos Documentos Internos que circulam entre Unidades Organizativas e Pessoas e aos Atos Administrativos com eles relacionados.

 

Finalmente pode-se chegar a um repositório com todos os Documentos da Organização e como facilidades para os tratar.


Os Documentos Digitais podem ser anexados aos registos de muitas Aplicações e em particular às tarefas dos Workflows atrás referidos, permitindo assim o acesso, o tratamento e a circulação dos Documentos em formato eletrónico eliminando a circulação de papel.
 

É ainda de sublinhar que estas facilidades permitem cumprir importantes requisitos dos SGQ, Sistemas de Gestão da Qualidade, nomeadamente das normas ISO 9000:2008.

 

 

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BUSINESS INTELLIGENCE / KPI - INDICADORES DE GESTÃO 

 

As facilidades de Business Intelligence começam muita vezes por ser implementadas para se obterem Indicadores de Gestão essenciais, os KPI (Key Performance Indicators).

 

Mas hoje pretende-se ir mais além e tornar os Negócios cada vez mais inteligentes, isto é, apoiados em informação cada vez mais trabalhada e inclusive obtida em tempo real (analítica em tempo real) para suporte às decisões, desde o nível estratégico ao operacional.

 

Podemos ajudar, de forma rápida e económica, quer na abordagem mais simples de implementação de um conjunto de indicadores quer na mais complexa e ambiciosa em que se investe, para além dos indicadores,  na otimização dos processos e do suporte à decisão em particular.

 

 

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E-LEARNING 

 

O E-learning já conquistou o seu espaço como um meio fundamental para a formação contínua da população em geral.

 

Mas o nosso enfoque é nos profissionais das Organizações, dos níveis menos especializados aos mais especializados. A constante mudança de Pessoas, entradas, saídas, promoções, transferências de posto de trabalho ou simplesmente novos projetos exigem uma formação continuada e sistemática sob pena de caminhar para um corpo de profissionais pouco informados e sem o know how necessário do que têm de fazer.

 

É verdade que a existência de bons Workflows facilita a integração dos profissionais no desempenho de novas tarefas. Mas isso não dispensa uma formação com a profundidade necessária para poderem compreender e responder às novas tarefas que lhes são colocadas.

 

E é aqui que podemos ajudar com o E-learning. Disponibilizando desde logo, a baixo custo e sem ser preciso instalar nada, as facilidades necessárias para criar os cursos e para os ministrar via Web a quem for credenciado para tal. Disponibilizando também, se necessário, Consultoria experiente para ajudar a formatar os cursos para o E-learning a partir de textos que nos forneçam de qualquer área ou mesmo para elaborar totalmente os conteúdos caso sejam em áreas que dominamos.

 

Estamos a falar de mudanças a todo o momento e que podem afetar até só uma pessoa. A formação tradicional não responde, além de ser muito mais cara. E a formação via E-Learning pode começar por cursos bem simples e curtos sobre procedimentos comuns, o que fazer, quando, como, por quem, em determinadas situações e atividades. Quantos erros operacionais, percas de tempo e custos se poderiam evitar se nas organizações todos os seus elementos estivessem bem formados para responder adequadamente às situações e tarefas do seu dia a dia!

 

  O E-learning é a Solução!

 

 

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ÁREAS ESPECÍFICAS

 

A otimização de Processos, implementação de Workflows, Gestão Documental, Business Intelligence e E-learning pode contar com a nossa experiência e com as nossas ferramentas qualquer que seja a área do Negócio e da Organização.

 

Falamos de uma experiência com Certificação de Qualidade pela Lloyds desde 1997.

 

Mas evidentemente que há áreas em que pela nossa longa experiência podemos fornecer soluções com menos necessidades de informação e envolvimento por parte dos Clientes e com base nas boas práticas de mercados que conhecemos bem.

 

São exemplos destas áreas e em termos transversais, a Avaliação de Desempenho e a Formação, a Gestão de Stocks, Imobilizado, Veículos, Equipamentos e Cargas, a Faturação e a Tesouraria incluindo Contas Correntes, o Helpdesk e o Atendimento via Web em Geral, o Expediente e Atos Administrativos, Time Sheets, Eventos e Tarefas, Gestão de Títulos e Bibliotecas. Em termos Setoriais específicos evidenciamos a nossa experiência nos Serviços em geral e na Administração Pública, Logística / Portos e Entrepostos, alguns tipos de Fabrico, Comércio e Distribuição, Projetos e Obras, Associações, Sócios e Utentes, e Escolas.

 

Por isso e porque temos uma operação consolidada por muitos anos na Nuvem (Cloud Computing) podemos fornecer implementações de Workflows e disponibilizá-los em produção de forma rápida e extremamente económica.    

 

  O mesmo se aplica a Gestão Documental, Business Intelligence e E-learning. Oferecemos Soluções rápidas, com implementações na ordem de poucas semanas, e económicas com Subscrições dos Serviços a partir de 49 EUR,, 66 USD ou 138 BRL por Mês. Mas, claro, também podemos ajudar em Projetos mais complexos e de maior porte

 

Fale connosco sobre o seu caso!

 

Com a Otimização dos Processos, Gestão Documental, Business Intelligence e E-learning, bem como com a nossa Consultoria em áreas específicas, com a abordagem rápida e económica atrás referida, pode obter ganhos para a sua Organização e satisfação para todos.

 

Contate-nos!

 

 

 

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A Minimal está sempre pronta para o Apoiar!