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ÁREA DA COMUNICAÇÃO E SUPORTE GERAL

SOFTWARE PARA GESTÃO DO EXPEDIENTE, GESTÃO DOCUMENTAL
E GESTÃO DE BIBLIOTECAS

PARA GESTÃO DE TAREFAS / TIME SHEETS,
CONTACTOS E RELAÇÕES DO NEGÓCIO,
ATENDIMENTO WEB / HELPDESK,

NOTAS, ASSUNTOS E TAREFAS,
AVALIAÇÃO DE(POR TERCEIROS
E QUALIDADE / SGQ

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VEJA NESTA PÁGINA O QUE TEMOS PARA
GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E SUPORTE GERAL


SOLUÇÕES, MÓDULOS E SERVIÇOS NA ÁREA DE COMUNICAÇÃO E SUPORTE GERAL

Os nossos Módulos de suporte à Gestão das Organizações são totalmente integrados embora possam ser subscritos individualmente. Agrupamo-los em 5 Áreas, sintetizando-se na imagem abaixo os da Área de Comunicação e Suporte Geral que adiante apresentamos.






A Área de Comunicação e Suporte Geral compreende vários Módulos de Apoio à Gestão, nomeadamente para:

  • A Informação sobre as Organizações, Estruturas Organizacionais e Pessoas
  • As Entradas, Saídas e Circulação do Expediente, Gestão de Arquivos e Bibliotecas / Títulos
  • As Tarefas Planeadas e Executadas, o Quê, Quando, Quem, Porquê, Quanto Tempo e Custos
  • Os Contactos, Relações e Oportunidades do Negócio
  • O Atendimento Web / Helpdesk para o tratamento de Questões vindas do Interior e do Exterior das Organizações, Sugestões e Reclamações, etc
  • A Comunicação e Documentação Controlada, Gestão da Qualidade

Estes Módulos podem ser complementados com o nosso Serviço de Business Intelligence Processing / Dashboards em Power BI.





As nossas Soluções para a Área da Comunicação e Suporte Geral diferenciam-se, nomeadamente, por:

  • Estarmos há muito tempo na Nuvem, basta haver Internet e o acesso às nossas Soluções pode ser até por telemóvel e a partir de qualquer lugar e hora por quem estiver autorizado
  • Termos acumulado a experiência no apoio à gestão com as nossas soluções na Web de Organizações de todo o tipo e dimensão, Clientes com desde dezenas de Empregados a Clientes com milhares de Empregados, sempre com o nosso apoio atento, eficiente e com qualidade
  • Trabalharmos em múltiplos Setores (incluindo Administração Pública) e Países, com múltiplas práticas e enquadramentos organizativos






EXEMPLOS DE
SOLUÇÔES / PACKS DE MÓDULOS
QUE DESTACAMOS
NA ÁREA DA COMUNICAÇÃO E SUPORTE GERAL

AS APRESENTAÇÕES SOBRE ESTAS
SOLUÇÕES PODEM AQUI SER VISTAS INDEPENDENTEMENTE DO QUE
MAIS ADIANTE, EM TERMOS GERAIS,
REFERIMOS SOBRE TUDO
O QUE TEMOS PARA A ÁREA DA COMUNICAÇÃO E SUPORTE GERAL



Os nossos Módulos podem ser totalmente integrados e articulados formando um ERP muito completo. Mas podem ser subscritos individualmente e organizados em Packs de Módulos de acordo com as necessidades dos Clientes. A qualquer momento podem-se acrescentar Módulos às Soluções subscritas.

Os Módulos também podem ser sempre complementados com desenvolvimentos à medida para responder a especificidades próprias de cada Cliente.

Neste cpntexto, independentemente do que adiante, nesta página, em termos gerais, se apresenta para a Área da Comunicação e Suporte Geral, é de notar que temos outras páginas neste site mais detalhadas sobre algumas Soluções ligadas a esta área.



Sobre Soluções ligados à Área da Comunicação e Suporte Geral destacamos as seguintes páginas que convidamos a ver:

  • Soluções para Gestão Documental na Web, da Gestão do Expediente à Gestão Documental em Geral, Gestão Documental de RH e Gestão de Bibliotecas / Títulos (Ver)

  • Pack P100 B - Expediente e Atendimento / Helpdesk (Ver)

  • Pack P100 C - Expediente, Atendimento / Helpdesk e Tarefas (Ver)

  • Pack P100 D - Expediente, Atendimento / Helpdesk e Bibliotecas (Ver)

  • Pack P100 S - Expediente, Atendimento / Helpdesk, Bibliotecas, Tarefas e Qualidade (Ver)

  • Serviço S509 para Business Intelligence Processing na Nuvem, com Dashboards em Power BI (Ver)




Pode sempre ver, na página principal do nosso site, a síntese do que temos para todas as áreas (Ver).





O tempo administrativo gasto
nas Organizações não é só nas Areas de
RH, Financeira ou Operacional.

Há, por exemplo, a Gestão do Expediente, Documental e de Bibliotecas,
Tarefas diversas, Contactos e
Atendimento / Helpdesk

Ha as Notas, seu Seguimento e Controlo,
Avaliação de/por Terceiros
e a Qualidade / SGQ

... poupe em Tempo e Custos e melhore em
Qualidade e Eficiência
com alguns dos Módulos abaixo indicados.





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  Módulos
Comunicação e Suporte Geral
 para todas as Organizações

Software de Gestão para a Área de Comunicação e Suporte Geral


Veja abaixo a apresentação dos Módulos desta Área





A Área de Comunicação e Suporte Geral compreende vários Módulos de Apoio à Gestão, da Gestão do Expediente, Gestão Documental e Gestão de Bibliotecas, à Gestão de Tarefas / Time Sheets, Contactos, Atendimento Web / Helpdesk, Notas, Avaliação de/por Terceiros e Qualidade/ SGQ.




O que a seguir apresentamos dá uma boa ideia da amplitude e facilidades destes Módulos, da grande vantagem de estarmos 100% na Nuvem há muito tempo e da competitividade dos nossos custos, mas para cada Organização em concreto podemos ter realidades bem diferenciadas.




Temos experiência dessa diferenciação, temos Clientes de dimensões muito variadas, tratando anualmente desde centenas a dezenas de milhares de Tarefas em Time Sheets e Ocorrências / Tickets de Atendimento Web / Helpdesk, centenas a dezenas de milhares de Documentos, em particular no Expediente, e gerindo SGQs e Avaliações de/por Terceiros adaptadas a cada Organização, isto em vários setores e países.




Por isso a nossa Solução tem uma grande capacidade de parametrização de Tratamentos Automáticos, Cálculos e Outputs e desenvolvimentos à medida incluindo Business Intelligence com Power BI, mas também temos templates já preparados para os casos diferenciados mais comuns e talvez os possamos usar no vosso caso para uma implementação mais simples, rápida e económica.




Contacte-nos e poderemos ver em conjunto como responder às vossas necessidades.



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O MÓDULO DE GESTÃO DOCUMENTAL NA WEB PERMITE CONSTITUIR E GERIR UM ARQUIVO GERAL ONLINE DE DOCUMENTOS
DA ORGANIZAÇÃO


 

M505 - Gestão Documental na Web




Para ver mais sobre o funcionamento deste Módulo, pode ver este vídeo:

M505 - Gestão Documental na Web


Full Screen


 

AUTORIZAR ACIMA VISUALIZAR IMAGENS

Como referido no vídeo, o Módulo M505 - Gestão Documental na Web é um dos Módulos que disponibilizamos para uma boa Gestão Documental.

Permite disponibilizar a qualquer Organização um Portal onde a mesma pode arquivar e organizar os seus Documentos, indexar, gerir as permissões de acesso, disponibilizar links de acesso público e privado (que podem ser mandados por Skype, e-mail, etc.), e inclusive gerir tarefas associadas aos Documentos, como controle de versões e aprovações.

Não precisa instalar nada, só precisa ter acesso à Internet e os Usuários autorizados podem começar a colocar, pesquisar e acessar todos os Documentos que o seu perfil de acesso autorizar.



Mas note-se que a Gestão Documental é algo que pode ser bem amplo. Pode ver aquiaqui os 4 Módulos que disponibilizamos para suportar várias áreas de atividade ligadas a Documentos e que podem ser usados de forma independente ou integrada.


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O MÓDULO ORGANIZAÇÕES E PESSOAS PERMITE A CRIAÇÃO E GESTÃO DO
CADASTRO DAS ORGANIZAÇÕES E PESSOAS, COM O QUAL A GENERALIDADE DOS MÓDULOS TRABALHA



M140 - Organizações e Pessoas  

Módulo para a Gestão do cadastro das Organizações e Pessoas com que a generalidade dos Módulos trabalha e para a definição de Codificações diversas de utilização geral.

 

Se quiser ver mais sobre o funcionamento deste Módulo, pode ver este vídeo:

M140 - Organizações e Pessoas


Full Screen

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O MÓDULO
CONTACTOS E RELAÇÕES DO NEGÓCIO
FUNCIONA COMO UMA EXTENSÃO AO CADASTRO DAS ORGANIZAÇÕES E PESSOAS

PARA POSSIBILITAR UMA COMUNICAÇÃO PERMANENTE, ENVIO E RECEÇÃO DE DOCUMENTOS / MENSAGENS, INCLUINDO DE FORMA AUTOMÁTICA,

PARA GESTÃO DE LISTAS DE CONTACTOS, OPORTUNIDADES DE NEGÓCIO E ARTICULAÇÃO COM OS REQUISITOS ISO DA GESTÃO DA QUALIDADE


 

M145 - Contactos e Relações do Negócio

Qualquer Organização tem necessidade e precisa de desenvolver permanentemente Contactos e Relações do Negócio para evoluir e ser sustentável.


Este Módulo funciona como uma extensão de facilidades ao Módulo M140 - Organizações e Pessoas, visando ajudar a responder a essa necessidade permitindo, nomeadamente:

1. Registar / mapear adequadamente as Organizações, os Contactos e os Contratos a ter em conta nas Relações do Negócio;

2. Uma Comunicação permanente, com Envio e Receção de Documentos / Mensagens de diversos tipos, Gestão de Listas de Contactos para várias finalidades e tratamentos automáticos incluindo envio de emails;

3. O desenvolvimento e acompanhamento das Oportunidades de Negócio, em particular no que respeita à sua deteção, constituição e registo dos Eventos relevantes do seu ciclo de vida.



Toda esta atividade pode ser articulada com o nosso Módulo M530 - Gestão da Qualidade para resposta aos requisitos ISO.

 


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SÍNTESE DE TODOS OS MÓDULOS DE
GESTÃO NA NUVEM PARA A ÁREA DE COMUNICAÇÃO E SUPORTE QUE DISPONIBILIZAMOS



 

M340 - Time Sheets / Tarefas e Despesas

Essencial para o planeamento e controlo dos Tempos e Despesas de Pessoas e Equipamentos ligados ao desempenho de Tarefas.

 

O tempo das Pessoas e muitas vezes o recurso mais caro. Estará o tempo das Pessoas a ser bem aplicado? Gostaria de saber o tempo gasto pelas Pessoas nos diversos Processos para os Otimizar, Reduzir Tempos e Custos e Melhorar o Desempenho da sua Organização?

 

E os Equipamentos, que uso está a ser feito deles?

 

E embora o foco seja os Tempos, podem-se registar Despesas e Consumos associados às Pessoas e Equipamentos e às Tarefas desempenhadas.

 

 


 

 

M350   - Atendimento Web / Helpdesk

O Atendimento Web / Helpdesk interno permite- lhe centralizar o apoio aos Empregados no desempenho das suas tarefas. Pode ser também Caixa de Reclamações e Sugestões e muito mais.

 

Externamente permite o Atendimento Web tanto para Clientes como para os Cidadãos em Geral, do apoio Pós-Venda e Assistência em Geral à interação dos Cidadãos com os Organismos Públicos.

 

Por exemplo, suporta o Helpdesk tradicional da Informática, o atendimento dos Clientes de um Serviços de Assistência, o atendimento aos Cidadãos que coloquem perguntas à sua Autarquia / Município, um Serviço de Perdidos e Achados, etc.

 

Essencial para a Qualidade ISO.


 

 

M505 - Gestão Documental na Web

Uma boa Gestão Documental é cada vez mais essencial às Organizações.

 

Este Módulo permite constituir e gerir um Arquivo Geral organizador e integrador de Documentos e, assim, acrescentar muito valor à Organização.

 

E o ser na Web faz toda a diferença - está disponível a qualquer momento e a partir de qualquer lugar para quem esteja autorizado.

 

Este Módulo centra-se nos Registos de Itens Documentais aos quais estão associados Documentos e Ficheiros (e outros objetos), quer digitalizados na Nuvem, quer também sob outras formas em outros locais.

Os Itens Documentais organizam-se em Estruturas de Pastas, em Arquivos.

Aos Itens Documentais podem ser associados Trâmites Administrativos, registos de tratamentos dados aos Documentos.

 

E com isto é, também,  mais fácil cumprir os requisitos de Qualidade ISO.


 

 

M510 - Gestão do Expediente na Web

 Este Módulo baseia-se nos conceitos de Itens e Eventos de Expediente, ligados a Documentos e outros tipos de Objectos, em particular no que respeita à sua Entrada, Saída e Acompanhamento na Organização.

 

Pode começar apenas pelas Entradas e Saídas do Expediente.

 

Depois poderá implementar o acompanhamento da Circulação Interna dos Documentos e inclusive os Atos Administrativos sobre os mesmos.

 

Atos Administrativos como Comentários e Informações sobre os Documentos, determinação de Procedimentos a seguir, Aprovações e Despachos em geral.

 

E pode implementar também a Digitalização de Documentos e, se quiser, o fim da Circulação de Papel.

 

E cumprindo sempre os requisitos da Qualidade ISO.





 

 

M520 - Gestão de Biblioteca / Títulos

Muitas organizações têm uma biblioteca nem que seja apenas de revistas e livros técnicos, de legislação e outros, para suporte à sua actividade.

Até particulares têm muitas vezes milhares de Itens de todo o tipo cujo cadastro e indexação pode ser feito com o presente Módulo
 
E há, claro, as bibliotecas mais tradicionais, por exemplo de Escolas, Autarquias, Associações e outras Entidades.

O âmbito dos Títulos a gerir pode ir muito para além de livros e revistas. Pode incluir Títulos de Músicas Vídeos, Filmes e Espetáculos, Comunicações, Artigos e Programas de Conferências, Eventos, Blogs, Rádio, TV, etc.
 
Com este Módulo pode gerir essas Bibliotecas e Títulos, da Organização Temática, ao Cadastro dos Títulos, sua ligação a Autores e outros Intervenientes, sua Circulação e Empréstimos.


 

 

M530 - Gestão da Qualidade


Cabe aos SGQs, Sistemas de Gestão da Qualidade, assegurar que haja conformidade nos Processos, Produtos e Serviços considerados críticos nas Organizações.

Conformidade entre o que existe e acontece, e o que foi estabelecido e dever existir e acontecer. E, caso ocorram inconformidades, contribuir para as resolver.

Para isso, este Módulo suporta um Repositório Geral de Informação e Documentação sobre os Processos do Negócio e as Entidades, Objetos e Eventos relacionados.

Também suporta o tratamento específico e documentável de Eventos como Reuniões, Decisões, Planos, Objetivos e Metas, Comunicações, Testes, Calibragens, Reclamações, Inconformidades e Auditorias, bem como de Itens cuja conformidade deva ser analisada pelos SGQs, sejam procedimentos dos Processos, competências e outros atributos das Entidades, ou características de Produtos e Serviços.

Disponibiliza Alertas, Estatísticas e Outputs Dinâmicos e integra-se com a nossa Gestão Documental.

 

   

 

M535 - Avaliação de/por Terceiros

Quer ter Qualidade ISO.

 

Isso exige que a sua Organização seja avaliada por Terceiros, e que Terceiros sejam avaliados pela sua Organização.

 

Terceiros que poderão ser Clientes e Fornecedores, mas também outros com os quais a sua Organização se relacione.

 

Para isso pode contar com este nosso Módulo para gerir, na Web, os seus Processos, Subprocessos e Avaliações de e por Terceiros.

E tudo de forma integrada com o nosso Módulo M530 para a Gestão da Qualidade, caso o tenha também subscrito.


 

 

M500 - Notas, Assuntos e Tarefas

Beneficie de uma forma  de Comunicação simples, eficaz e controlada de acordo com os requisitos ISO.

 

Não é como o e-mail em que os assuntos ficam dispersos pelas caixas de correio e não se podem reconstituir nem auditar.

 

Fica tudo centralizado numa base de dados e acessível na sua totalidade a quem tenha autorização para tal.

 

E também terá um Caderno Eletrónico Partilhado em que se aponta o que é relevante para os Assuntos e Tarefas em curso.  




 

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