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Mais Histórias!

Gestão Documental na Web a partir de 9 EUR / Mês

Uma boa Gestão Documental é uma das chaves para tornar uma organização eficiente e competitiva

Transversalmente às Organizações, todos trabalham com Documentos e muitos fazem-no diariamente por várias horas. Se este trabalho for otimizado, diminuem-se desde logo custos, mas sobretudo ganha-se rapidez e melhora-se o negócio.

Temos um Módulo que oferece o suporte necessário a essa otimização com eficácia e a baixo custo. Veja uma síntese do mesmo.

 



AUTORIZAR ACIMA VISUALIZAR IMAGENS

Este Módulo é um Serviço que por se adequar a todas as Organizações, pode ser o Ponto de Entrada nas nossas Soluções.

Permite disponibilizar, a qualquer Organização, um Portal onde a mesma pode arquivar e organizar os seus Documentos, indexar, gerir as permissões de acesso, disponibilizar links de acesso público e privado (que podem ser mandados por Skype, e-mail, etc.), e inclusive gerir tarefas associadas aos Documentos, como controle de versões e aprovações.

Por apenas 9 Euros por Mês são disponibilizados 3 GB de espaço e 3 Logins, e não precisa instalar nada; só precisa ter acesso à Internet e quem estiver autorizado pode começar a colocar, pesquisar e aceder a todos os Documentos que o seu perfil de acesso autorizar. Os 3 logins já lhe permitem 3 perfis para poder introduzir desde logo, mesmo no ponto de entrada mais económico, segurança diferenciada no acesso e manipulação dos documentos.

Sempre que precisar de mais espaço e/ou logins, é só aumentar a sua subscrição, aumento que cresce menos que proporcionalmente às capacidades disponibilizadas. Lembramos que 3 GB podem dar para milhares de documentos.

 

A Gestão Documental deve preocupar-se com todo o ciclo da Documentação

A Gestão Documental deve preocupar-se com todo o ciclo da Documentação, da sua criação à sua utilização e arquivo seguro e bem organizado.

  • Quantas vezes é preciso fazer rapidamente um documento e a chave está em encontrar textos que se possam aproveitar para o mesmo ser produzido a tempo e sem falhas.

  • Quantas vezes é preciso aceder rapidamente a documentos diversos para responder a uma solicitação do negócio e não dá para os andar a procurar de pasta em pasta ou até de secretária em secretária,

  • Quantas vezes é preciso enviar rápido documentos e como seria bom poder mandar-se simples links por Skype ou e-mail para o disponibilizar de imediato a quem dele precisa.

  • Quantas vezes alguém quer, dentro ou fora da Organização, consultar documentação para se guiar na execução de determinado procedimento e como seria bom que os links que lhe foram dados para aceder a essa documentação lhe trouxessem sempre a última versão dos mesmos, aquela que está em vigor e não documentos obsoletos que o podem levar a cometer graves erros no procedimento.

Isto são só alguns exemplos para mostrar que a Gestão Documental hoje não se resume a ter pastas para pôr os documentos, sejam em armários ou em computadores.

Este Módulo oferece, portanto, o suporte pretendido. E o ser na Web, na Nuvem, faz toda a diferença - está disponível a qualquer momento e a partir de qualquer lugar para quem esteja autorizado.

 

Facilidades disponibilizadas para Gestão Documental na Web

Este Módulo, mesmo no seu ponto de entrada de 9 EUR / Mês, já suporta:

  • O Upload dos Documentos para a Nuvem, com registo de diversos atributos para sua caraterização, e a Consulta e/ou Download dos mesmos.

  • A Classificação dos referidos Documentos de acordo com os Códigos que forem definidos pela Organização.

  • A Associação de Descritores Temáticos aos referidos Documentos para reforço das facilidades normais de busca.

  • Definição dos acessos permitidos, nomeadamente em termos de quem pode aceder e do que pode fazer em relação aos Documentos a que acede.

  • Disponibilização de links privados (exigindo login e password) e públicos para facilmente poderem ser enviados e dessa forma darem acesso aos Documentos.

  • Ligações dos Documentos a diversos Subsistemas, conetando-os a Organizações, Pessoas, Departamentos, Contratos, Produtos e muitos outros Itens.

  • Associação de Eventos, Atos Administrativos e Trâmites aos Documentos.

  • Outputs Diversos e Estatísticas dos Documentos:

 

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